Η αποτίμηση σε οποιοδήποτε σύστημα είναι μια πολύπλοκη διαδικασία που καλείται με γενικευμένο τρόπο να υπολογίσει το κόστος του αποθέματος σε οποιοδήποτε επιχειρηματικό περιβάλλον. Είτε μιλάμε για εμπορική λειτουργία είτε για παραγωγική διαδικασία είτε για παροχή υπηρεσιών με ελάχιστη διατήρηση στοκ για επισκευές, το μηχανογραφικό σύστημα καλείται με μια και μόνη διαδικασία να λάβει υπόψιν της όλους τις δυνατές παραμέτρους ώστε να καταλήξει σε ένα αποδεκτό αποτέλεσμα. Στο Entersoft μέρος της διαδικασίας αυτής είναι και η παραγωγή προϋπολογιστικών εγγραφών τόσο στις εισαγωγές όσο και στις εξαγωγές. Τι είναι οι προϋπολογιστικές εγγραφές που ξαφνικά εμφανίζονται στο σύστημα μετά την εκτέλεση της διαδικασίας αποτίμησης; Οι εγγραφές αυτές είναι η προσπάθεια του ERP να λογίσει κόστος σε εγγραφές που:

1. Έχουν παραληφθεί ποσοτικά αλλά δεν έχουν τιμολογηθεί στην ίδια κοστολογική περίοδο.

2. Έχουν τιμολογηθεί αλλά δεν έχουν παραληφθεί ποσοτικά σε ίδια ή προηγούμενη περίοδο.

3. Έχουν παραληφθεί και τιμολογηθεί σε ίδια ή προηγούμενη περίοδο αλλά οι ποσότητες μεταξύ παραλαβής και τιμολόγησης διαφέρουν.

Αναφέραμε παραπάνω την κοστολογική περίοδο που είναι πολύ σημαντική έννοια. Κοστολογική περίοδος είναι το χρονικό διάστημα που το υπεύθυνο τμήμα της επιχείρησης θεωρεί ότι μπορεί να έχει ένα ασφαλές και αδιαμφισβήτητο αποτέλεσμα κυρίως για την σωστή αποτύπωση των βιβλίων της όσο και ως προς την εμφάνιση αποτελεσμάτων στην κεντρική φορολογική αρχή. Έτσι σε κάποιες εταιρείες συμπίπτει με το έτος ενώ σε άλλες κυμαίνεται μεταξύ μήνα (περιόδου) ή πολλαπλάσιο αυτού (π.χ δίμηνο – τρίμηνο κτλ).
Στο ERP ορίζεται ανά οικονομική χρήση και μπορεί να διαφοροποιείται μεταξύ αυτών, αλλά αν αλλάξει κατά την διάρκεια μιας χρήσης, θα χρειαστεί να επανεκτελεστεί η διαδικασία της αποτίμησης για όλη την οικονομική χρήση. Για ότι αφορά την αποτίμηση η κοστολογική περίοδος είναι αυτόνομη και η εκάστοτε προηγούμενη θεωρείται ως εξ’ απογραφής για την επόμενη. Συνεπώς αν έχουμε μηνιαία (1) ως κοστολογική περίοδο και αποτιμούμε τον μήνα Απρίλιο, το αποτέλεσμα του Μαρτίου θεωρείται οριστικό και λαμβάνεται ως εξ’απογραφής.

Με βάση τα παραπάνω σε περίπτωση που βρεθεί είτε στις εισαγωγές είτε στις εξαγωγές διαφορά μεταξύ ποσότητας αποστολής / παραλαβής με την αντίστοιχη τιμολογημένη τότε δημιουργούνται οι προϋπολογιστικές εγγραφές. Διακρίνουμε τις παρακάτω περιπτώσεις:

1. Σε περίπτωση μεγαλύτερης ποσότητας σε σχέση με την αντίστοιχη τιμολογημένη δημιουργούνται ΘΕΤΙΚΑ προϋπολογιστικά (τύπου τιμολογίου) ώστε να συμπεριληφθεί αξία τιμολόγησης και για αυτά που δεν έχουν τιμολογηθεί.

π.χ Έστω ότι έχουμε το είδος Α στο οποίο για μια περίοδο παραλάβαμε 10 τεμάχια και έχουμε λάβει τιμολόγιο για τα 6 εξ αυτών έστω με 5€ το κάθε ένα δηλαδή συνολικά κόστος 30€. Αν ΔΕΝ γίνουν προϋπολογιστικές εγγραφές και έχουμε μέση τιμή ως μέθοδο αποτίμησης, το κόστος θα υπολογιστεί ως

Αξία Τιμολογήσεων / Συνολική ποσότητα τιμολογημένων εισαγωγών (ΠΡΟΣΟΧΗ Όχι ποσότητας εισαγωγών) = 30€ / 6τεμ = 5€

Και στο ισοζύγιο το επιπλέον κόστος θα περαστεί ως διαφορά κόστους χορηγήσεων αντί προϋπολογιστικού κόστους εισαγωγών

Η εγγραφή αυτή θα γίνει ως τελευταία πράξη του ERP για να συμφωνήσει την οριζόντια κοστολογική ταυτότητα η οποία χωρίς αυτή θα έδειχνε διαφορές μεταξύ ισοζυγίου με χρήση εισαγωγές εξαγωγές ως τρόπου υπολογισμού, και με επίσημη τιμή.

Αντιλαμβανόμαστε οπότε ότι είτε συνυπολογίσουμε τις προϋπολογιστικές στην αποτίμηση είτε όχι το σύστημα θα κάνει εγγραφές αποτίμησης ώστε να προσεγγίσει το κόστος. Παρόμοια τακτική θα ακολουθούσε το ERP αν είχαμε τιμολόγησει σε επόμενη ΚΟΣΤΟΛΟΓΙΚΗ περίοδο. Και λέμε ΚΟΣΤΟΛΟΓΙΚΗ και όχι απλή περίοδο γιατί αν είχαμε 12μηνο ως επίσημη κοστολογική περίοδο, τότε όλα τα προηγούμενα παραστατικά της διαδικασίας αποτίμησης θα διαγράφονταν ή ακυρώνονταν (είναι επιλογή κατά την εκτέλεση) και θα επανυπολογίζονταν. Επομένως ανάμεσα στις εκτελέσεις θα είχαμε και διαφορετική εικόνα στις καταστάσεις της αποθήκης. Μόνο που στην περίπτωση αυτή που είχαμε μόνο δελτίο παραλαβής στην περίοδο αποτίμησης, επειδή και η τιμολογημένη ποσότητα και η σχετική αξία κτήσης θα ήταν 0, το κόστος θα έβγαινε μηδενικό. Έτσι και τυχών πωλήσεις / χορηγήσεις θα εμφανίζονται ως 100% κέρδος μιας και θα είχαν μηδενικό κόστος.

Ενώ σε περίπτωση που αφήναμε το σύστημα να κάνει προϋπολογιστικά η εικόνα θα ήταν η παρακάτω. Επομένως η απεικόνιση θα γινόταν στις στήλες των εισαγωγών και όχι σε αυτές των λοιπών εξαγωγών.

Ενδιαφέρον εδώ έχει να δούμε πως θα αποφασίσει το σύστημα με τι τιμή θα κάνει το προϋπολογιστικό. Το εγχειρήδιο από την Entersoft αναφέρει ότι θα ληφθεί για τον σκοπό αυτό η τιμή που έχει οριστεί στο αντίστοιχο δελτίο παραλαβής. Αυτή όμως είναι η μισή αλήθεια. Στην πραγματικότητα αυτό που γίνεται είναι ότι αφαιρείται από την αξία των εκκρεμών δελτίων, η αξία των τιμολογήσεων και αυτό που απομένει μπαίνει ως αξία στο προϋπολογιστικό, μαζί με την διαφορά τιμολογημένης ποσότητας – συνολικής ποσότητας (εισαγωγών εδώ). Έτσι στο παράδειγμά μας έχουμε

Τιμολογημένη ποσότητα 6 με αξία τιμολογημένη 30€

Ποσότητα παραλαβής 10 με αξία δελτίου 50€.

Άρα εκρεμής ποσότητα = 10 – 6 = 4 τεμ με αξία εκκρεμής ποσότητας = 50 – 30 = 20€. Αυτή θα είναι και η αξία που θα μπεί στο προϋπολογιστικό που θα δημιουργήσει η αποτίμηση. Αν τώρα είχαμε διαφορετική εκτιμώμενη αξία από την τελική της αποτίμησης, αναλόγως θα προέκυπτε (είτε αρνητικά είτε θετικά) η αντίστοιχη αξία. Έτσι αν στο παράδειγμά μας η αξία των ΑΔΠ ήταν 4€ το τεμάχιο ενώ στο σχετικό τιμολόγιο λαμβάναμε την αξία με 5€ το τεμάχιο, η εικόνα που θα είχαμε θα ήταν:

Δηλαδή το προϋπολογιστικό των 4 μη τιμολογημένων τεμαχίων θα ήταν στα 2,5€!! Λάθος θα πουν πολύ. Όμως είναι ολόσωστο. Θυμηθείτε ότι η αξία που λαμβάνεται για τον υπολογισμό είναι η προκύπτουσα διαφορά μεταξύ ΠΡΟΣΩΡΙΝΗΣ ΑΞΙΑΣ ΔΕΛΤΙΩΝ με την τελική ΑΞΙΑ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΕΩΝ και αυτό διαιρείται με την εκκρεμή ποσότητα (Ποσότητα συνολική – Τιμολογημένη ποσότητα). Έτσι και εδώ η προσωρινή αξία του δελτίου είναι 10τεμ * 4€/τεμ = 40€. Ενώ των τιμολογήσεων είναι 5€ * 6τεμ = 30€. Άρα μη τιμολογήμένη αξία = 40 – 30 = 10€. Το πηλίκο αυτής της εναπομείνουσας αξίας προς την μη τιμολογημένη ποσότητα είναι 2,5€!

2. Σε περίπτωση μικρότερης ποσότητας σε σχέση με την αντίστοιχη τιμολογημένη δημιουργούνται ΑΡΝΗΤΙΚΑ προϋπολογιστικά (τύπου πιστωτικού) ώστε να συμπεριληφθεί αξία τιμολόγησης και για αυτά που δεν έχουν τιμολογηθεί.

Η μέθοδος που ακολουθείται και στην περίπτωση αυτή είναι πανομοιότυπη με την προηγούμενη που αναλύσαμε διεξοδικά.Άρα λαμβάνεται η προσωρινή αξία από τα δελτία (50€), από αυτήν αφαιρείται η αξία των τιμολογημένων ποσοτήτων (60€) και το αποτέλεσμα μπαίνει στην σχετική εγγραφή προϋπολογισμού που δημιουργείται από την αποτίμηση. Άρα αντίθετη εγγραφή (πιστωτικό) για τα επιπλέον τιμολογημένα 2 τεμάχια με αξία 10€ (50€-60€ = -10€).
Σε κάθε περίπτωση για να έχετε μια εικόνα των μη τιμολογημένων ποσοτήτων / αξιών μπορείτε να συμβουλεύεστε την εκτύπωση “Έλεγχος μη τιμολογημένων στοιχείων” από το μενού Αποθήκες & Αποθέματα, Αποτίμηση αποθεμάτων. 

Συνεπώς οι προϋπολογιστικές εγγραφές είναι κρίσιμες για την σωστή απεικόνιση των επίσημων καταστάσεων της αποθήκης. Εφόσον τις απενεργοποιούμε και πάλι το Entersoft θα κάνει σχετικές εγγραφές ώστε να υπάρχει συμφωνία στο ισοζύγιο, αλλά σε διαφορετικές κολώνες και με άλλο τρόπο υπολογισμού. Το ποιά θεώρηση “βολεύει” κάθε εταιρεία είναι θέμα προς διεξοδική συζήτηση αλλά όποια και να είναι αυτή για να γίνει αυτοματοποιημένα θα πρέπει να έχει καθολική ισχύ και όχι σε κάποια είδη να δώσουμε εντολή δημιουργίας προϋπολογιστικών και σε κάποια όχι. Κάτι τέτοιο δεν υποστηρίζεται. Στην περίπτωση που τελικά επιλεχθεί να γίνουν οι προϋπολογιστικές εγγραφές, θα χρειαστεί να ληφθεί ιδιαίτερη προσοχή στις συμφωνίες εμπορικού – λογιστικής καθώς στο ισοζύγιο αποθήκης θα απεικονίζονται πλέον και οι προϋπολογιστικές κινήσεις ενώ στα αντίστοιχα ισοζύγια λογιστικής όχι, εφόσον αυτές δεν έχουν λογιστικοποιηθεί.

Εννοείτε ότι το παρόν κείμενο έχει σκοπό να εξηγήσει σε απλό βαθμό το πότε και για ποιό λόγο δημιουργούνται οι προϋπολογιστικές εγγραφές και δεν εξαντλεί το θέμα. Σε ένα σύστημα με χιλιάδες κινήσεις είναι δύσκολο να εξηγήσει πλήρως και εξαντλητικά για κάθε ξεχωριστή μερίδα γιατί υπολογίστηκε το κόστος με τον Α τρόπο και όχι με τον Β και εδώ σκοπός μας είναι να αιτιολογήσουμε ποιά θεώρηση ακολουθεί το ERP. Το αν υπάρχει άλλη μέθοδος που η κάθε εταιρεία θεωρεί πιο σωστή αυτό είναι θέμα άλλης συζήτησης και σε κάθε περίπτωση αυτό που μας αφορά είναι ότι το ERP της Entersoft ακολουθεί μια γενικευμένη μέθοδος που οδηγεί βάση συγκεκριμένων προδιαγραφών και προαπαιτούμενων σε σωστό αποτέλεσμα.

Η ομάδα υποστήριξης της INTELISEIS